ساختار خلاق برای سازمان ها

ساختار خلاق برای سازمان ها یکی از موضوعاتی است که پیرامون آن بسیار شنیده ایم. مفاهیمی مثلا سازمان یادگیرنده، نوآوری باز، خلاقیت سازمانی و امثال آنها برای غالب مخاطبان آشنا میباشند. اما در این خصوص یک گپ اساسی وجود دارد. آن اینکه ما بیش از آنکه شاهد ارائه یک سیستم برای نوآوری سازمان بعنوان زیرسیستمی از ابرسیستم سازمان باشیم شاهد مبانی و مدلهای ساخت چنین سیستمی در سازمانها هستیم. در این نوشته ما بنا نداریم به تشریح مدلهای نوآوری در سازمانها و مبانی خلق این سیستمها بپردازیم. بلکه بیشتر تمرکز این متن بر تعریف چارچوب کلان یک سیستم نوآوری در سازمانها میباشد.

آنچه در این متن می خوانید در اصل زیربنای یکی از اصلی ترین محصولات شرکت سامانه پگاه نوآوران دانا یعنی همان سامانه حل مساله سپند میباشد. در واقع این متن تبیین کارکردهای اصلی سامانه سپند است. بدینصورت که با ارائه تعریف مساله مشخصی که در حوزه خلاقیت گریبانگیر هر سازمانی است به ارائه ساختاری کنترل پذیر برای خلاقیت راه حل آن میپردازد. در ادامه این متن این ساختار را سیستم مدیریت خلاقیت سازمانی می نامیم.

مساله اصلی خلاقیت در سازمانها

پیش از تبیین ساختار یک سیستم خلاق بهتر است بدانیم که چالش اصلی یک سازمان که با ساختار سیستمی نوآوری به آنها پاسخ داده میشود چیست. بعبارت دیگر “چرا یک سازمان به سیستم نوآوری نیازمند است؟”پاسخ این سوال در یک گزاره نهفته است و آن اینکه: “توسعه و بقاء یک سازمان همواره وابسته به نوآوری است”. یعنی افزایش خلاقیت در یک سازمان منجر به بقاء و توسعه آن میشود. اگر توسعه و بقاء سازمان وابسته به خلاقیت باشد یقینا این امر تمام سازمان را در برمیگیرد. یعنی نمیتوان گفت که بخشی از سازمان نیازمند نوآوری و خلاقیت و بقیه آن بی نیاز از آن میباشد. لذا باید برای خلاقیت سیستمی ایجاد شود که کل سازمان در همه بخشهای آنرا در برگیرد.

پیش از تعریف سیستم مدیریت خلاقیت سازمانی باید بدانیم رخدادی بنام “حل مساله”چگونه میتواند نظام یافته و دارای ساختاری تکرارپذیر برای هر مساله ای بشود.

حل مساله در ساختار خلاق برای سازمان ها

اگر مساله را تفاوت وضع موجود و وضع مطلوب در یک سیستم مشخص بدانیم یک سوال بسیار مهم اینست که فرایند حل مساله بطور نظام یافته چگونه قابل برنامه ریزی است؟ این سوالی است که پاسخ به آن کلید دستیابی به ساختار سیستمی نوآوری برای یک سازمان میباشد. در پاسخ به این سوال مدیریت نوآوری دو قاعده اساسی را بعنوان پایه های اصلی تمامی تکنیکهای خلاقیت و نظام یافتگی خلاقیت معرفی میکند.

آن دو قاعده عبارتند از:

  1. کنترل پراکندگی اطلاعات
  2. شکستن قالبهای ذهنی

هر آنچه باعث رخداد خلاقانه ای شود قطعا حاوی یکی از دو کارکرد فوق میباشد. بمنظور ساختارسازی برای خلاقیت باید تکرارپذیری کارکردهای فوق و رخدادهای ناشی از آنها شبیه سازی و تعریف شود. لذا باید دو سوال اساسی پاسخ داده شوند:

  • پیرامون یک مساله مشخص چه محرکهایی برای جمع آوری حداکثر اطلاعات ممکن وجود دارد؟
  • قالبهای رایج ذهنی که پیرامون حل هر مساله وجود دارند بوسیله چه محرکهایی قابل شناسایی و شکستن و ساخت قالبهای جدید هستند؟

سیستمی که حل مساله را در یک سازمان فرایندمحور میکند یقینا به دو سوال فوق پاسخ میدهد. پاسخ به دو سوال فوق منجر به جابجایی در پارامتری میشود که قدرت حل مساله نامیده میشود. افزایش قدرت حل مساله خروجی سیستم مکانیزه خلاقیت در سازمانها میباشد.

چون حل مساله محصول فعال شدن دو کارکرد اساسی کنترل اطلاعات پراکنده و قالب شکنی ذهنی بواسطه مجموعه ای از محرکها میباشد. بنابراین توان حل مساله یقینا تابع محرکهایی است که دو کارکرد مذکور را فعال میکنند. لذا اگر سیستمی طراحی و در اختیار یک سازمان قرار گیرد که حاوی دو کارکرد فوق باشد ولی از طرف سازمان بکارگرفته نشود یقینا نمیتوان انتظار افزایش قدرت حل مساله سازمان را از آن داشت.

افزایش قدرت حل مساله مدیریت

در میان اعضاء هر سازمانی مدیران سازمان بیشترین اثر را بر رخدادهای درونی و تضمین بقاء و توسعه آن دارند. فرض اصلی سیستم مدیریت خلاقیت در سازمان بر اینست که هر مدیری با مجموعه ای از مسائل مواجه است که این مسائل بر ذهن و مغز او سنگینی میکند. هر چقدر که قدرت او در حل مسائل و برداشتن این وزنه ها بیشتر باشد. قطعا توان مدیریت او نیز بیشتر خواهد بود. لذا سیستم مدیریت خلاقیت سازمانی ابزاری برای مدیران یک سازمان است که منجر به افزایش قدرت حل مساله آنها میشود. مدیران بوسیله این سیستم میتوانند راحتتر به حل مسائل درون سازمان خود بپردازند. بعبارت دیگر سیستم مدیریت خلاقیت سازمانی منجر به افزایش قدرت حل مساله مدیران در سازمانها میشود.

ساختار سیستمی نوآوری در سازمان

حسب مطالبی که در خصوص حل مساله و افزایش قدرت حل مساله در مدیریت بیان شد اکنون سوال اساسی اینست که محتوای سیستم مدیریت خلاقیت شامل چه عناصری است که بعنوان محرک میتوانند به توانمندی مدیریت و سازمان در حل مساله کمک کنند؟ این محرکها را از تکنیکهای خلاقیت و نوآوری میتوان استخراج کرد. درون هر یک از تکنیکهای خلاقیت حاوی مجموعه ای از محرکها میباشد. که میتوان آنها را در قالبی سیستمی بکار گرفت.

ساختار سیستم مدیریت خلاقیت سازمانی شامل سه بخش اصلی میباشد: طرح مساله، جمع آوری اطلاعات و حل مساله، ارزیابی کارایی طرح و حل مسائل. اکنون به شرح هر کدام از این سه بخش بطور جداگانه میپردازیم:

طرح مساله در ساختار خلاق برای سازمان ها:

در این قسمت باید دو امر مهم رخ دهد. ابتدا باید مسائل سازمان دسته بندی دقیق شوند. آشفتگی در جمع آوری و لیست کردن مسائل وجود نداشته باشد. موضوع دومی که در خصوص جمع آوری مسائل باید رخ دهد اینست که تا حد ممکن باید از ابزارهای نمودارگونه مانند استخوان ماهی در نمایش فشرده کل مسائل جمع آوری شده استفاده شود. اینگونه نمایشها امکان تحلیلهای متفاوتی را از وضع موجود سازمان فراهم میکنند.

جمع آوری اطلاعات و حل مساله: در این بخش دو کارکرد اصلی خلاقیت یعنی قالب شکنی و کنترل پراکندگی اطلاعات رخ میدهند. مساله پس از تعریف باید به اسفنجی که جاذب اطلاعات و ایده های پراکنده پیرامون خود است بدل شود. این حالت اسفنجی بوسیله فرمهایی محقق شدنی است. که بوسیله عناصر آن فرمها منابع انسانی سازمان را تحریک به تولید اطلاعات و ایده میشوند. سازمانها بایستی در ساختار تصمیم سازی و تصمیم گیری خود جهت رخدادهای این بخش به وضع قوانین داخلی و فرایندهای مربوطه بپردازند. مقتضیات سازمان مهمترین عامل تعیین کننده این بخش از سیستم مدیریت خلاقیت سازمانی است.

ارزیابی کارایی طرح و حل مساله: در این بخش از سیستم باید مسیرها و فرایندهایی تعریف شوند. که میزان اثربخشی مسائل و حل آنها را بر پارامترهای کیفی حیات سازمان تعیین نمایند. شاخصهای ارزیابی، وزن دهی به شاخصها، جمع آوری اطلاعات، تحلیل و ارزیابی اطلاعات و نهایتا تدوین نقشه راه و بهبود وضع موجود موضوعات اصلی هستند. که تعیین کننده ساختار ارزیابی عملکرد در سیستم مدیریت خلاقیت سازمانی میباشند.

توصیه به کسب و کارها

بمنظور تعریف و استفاده از سیستم مدیریت خلاقیت در سازمانها شرکت سامانه پگاه نوآوران دانا به سازمانها دو پیشنهاد مشخص دارد:

  1. تدوین نقشه راه نوآوری با تعیین وضع موجود کلان و وضع مطلوب کلان سازمان در قالب یک پروژه مشخص مشاوره مدیریت نوآوری.
  2. ایجاد بستر مکانیزه و آنلاین جهت استقرار سیستم مدیریت خلاقیت سازمانی. که در این فقره بطور خاص محصول اصلی شرکت ما بنام “سامانه حل مساله سپند” توصیه میشود.

بنظر میرسد که تفکر سیستم سازی برای خلاقیت در مدیریت سازمانهای مختلف صنعتی و غیرصنعتی منجر به تحولی اساسی در جامعه و اقتصاد کلان کشور باشد.